¿Qué es Trello? y ¿cómo puedes utilizarlo para mejorar tu productividad?

Trello es una plataforma web diseñada en el 2011 con la finalidad de hacer más sencilla la manera de organizar tareas individuales o grupales.

¡Y lo ha conseguido!

Esta aplicación se basa en el método japonés Kanban, un sistema que permite la aceleración de los procesos con el objetivo de aumentar la productividad de cualquier grupo de trabajo.

Que es Trello y cómo puedes utilizarlo para mejorar tu productividad

Al comienzo el Kanban lo utilizaban solo las grandes corporaciones japonesas, ahora existen muchas aplicaciones inspiradas en este método y eso se debe a su eficacia a la hora de ordenar las ideas mediante un tablero y tarjetas.

Trello es eso, un espacio web que hace las veces de un tablero gigante, donde de manera dinámica y entretenida podemos subir un listado de tareas o actividades pendientes.

¡Incluso mucho más que eso!

Trello permite una verdadera experiencia visual, en la que a través de stickers o pegatinas, fotos, archivos adjuntos, enlaces y un chat de comentarios podemos interactuar con un cliente o con un equipo de colaboradores en determinadas tareas.

¿Cómo mejora Trello la comunicación con tus clientes?

Uno de los grandes problemas existentes a la hora de trabajar para un cliente es coordinar la logística de trabajo y  comunicación.

La principal causa de esto se debe al límite de tiempo que ambas partes disponen para trabajar y por supuesto la distancia, no estar frente a frente con tu cliente.

Uno de los métodos a los que solemos recurrir es al envío de emails comentando los adelantos de alguna tarea , solicitando información, o haciendo alguna consulta, entre otras miles de cosas que necesitamos comunicar.

Imagina el tiempo que perdemos  revisando de uno en uno los emails para dar respuesta sobre algún proyecto, eso hace más lento el desarrollo del mismo.

Sin contar lo difícil que a veces se hace pautar una reunión vía Skype u otras plataformas.

Eso se puede mejorar con Trello,  la aplicación es un espacio en común entre el cliente y tú, donde ambos pueden tener acceso a la hora que sea al proyecto, agregar o quitar cosas, dejar comentarios y asignar tareas.

Cada modificación en el tablero le será notificado al cliente o a algún colaborador en específico.

¡Trello es una pizarra gigante!

Puedes colocar tarjetas o notas para que no se te olvide lo que tienes que hacer y al mismo tiempo dejarle recordatorios a tu equipo de trabajo de sus tareas pendientes.

 

¿Trabajar con colaboradores puede ser más sencillo con Trello?

La respuesta es ¡sí!, se está convirtiendo en una herramienta muy utilizada a la hora de trabajar en grupo.

Y ¿A qué se debe eso?

Gracias a que permite la inclusión de varias personas en una determinada categoría o equipo de trabajo, en una lista de tareas por hacer y su vez en subtareas que pueden ser asignadas a una persona.

Al igual que las redes sociales u otras aplicaciones Trello permite las menciones para no molestar a todo el grupo involucrado en un determinado equipo de trabajo.

A la persona que menciones le llegará un correo electrónico con la notificación de tarea por hacer, o si tiene en su equipo móvil la aplicación, la notificación le llegará de inmediato.

Al mejorar la comunicación y logística de trabajo con tu equipo, podrás agilizar la productividad y obtener mayores resultados.

¿Cómo ordenar un proyecto en Trello?

Vamos a suponer que tienes un proyecto en el que vas a necesitar la ayuda de diferentes profesionales como: un diseñador gráfico, un redactor, un especialista en marketing, un fotógrafo, y un diseñador web.

Para no enloquecer con tantas tareas por designar y supervisar, puedes crear un equipo de trabajo con 5 tableros distintos, donde podrás llevar el proceso con cada uno de estos colaboradores de forma separada.

A cada tablero le puedes agregar tres tarjetas para comenzar:

1 Tareas por hacer: Allí puedes colocar una lista de todas las cosas que tienes que hacer con dicho profesional y agregar subtareas.

2 Tareas en proceso: Cada vez que una de esas actividades se vaya desarrollando puedes moverla a esta tarjeta e ir haciendo comentarios de cómo va el desarrollo, subir imágenes, y jugar con los stickers para hacer una especie de evaluación positiva o negativa.

3 Tareas finalizadas: Aquí podrás ir incluyendo las tareas que finalizaron e incluso puedes colocar información de si se lograron los objetivos, entre otras cosas que te sea útil para llevar un control de metas.

Esto es solo un ejemplo de cómo puedes comenzar a organizar los proyectos que compartes con tus colaboradores, si deseas agregar más tarjetas con otro tipo de información lo puedes hacer.

¿Existe otra forma de organizar el tablero?

Por supuesto que ¡Sí!

tablero trello
Este es uno de mis tableros Trello, dedicado al diseño de un casa sustentable. Proyecto familiar.

Otra forma sería organizar varias categorías en un mismo tablero con los nombres de las diferentes áreas que están trabajando en pro de un mismo proyecto:

En vez de agregar  3 tarjetas, puedes en un mismo tablero agregar tarjetas con los nombres:

Tareas del Diseñador Gráfico.

Tareas del Redactor.

Tareas del Especialista en marketing.

Tareas del Fotógrafo.

Tareas del Diseñador web.

Mis tareas: Acá puedes separar las cosas que te corresponde hacer de manera independiente para que no te confundas.

A cada tarjeta debes agregarle una lista especificando el trabajo por hacer, sumando las subtareas para no dejar ningún detalle por fuera.

Supongamos que en la lista de Tareas del Diseñador Gráfico está como  principal: diseñar un logotipo empresarial, las subtareas de esa pueden ser:

Entrevista con el cliente para saber lo que necesita.

Hacer propuestas de diseño.

Seleccionar colores.

Como te digo, estos son solo ejemplos, puedes colocarle el nombre que quieras a tus tableros y tarjetas, organizarlos de la forma que resulte más útil para ti, tus clientes y equipo de trabajo.

Existe miles de formas de ordenar tu proyecto en Trello, depende de tu ingenio.

¿Cómo manejar los tiempos?

Esta aplicación te permite a través de un potencializador o Power-Ups activar el calendario y llevar el control del tiempo que dedicarás a alguna actividad.

Trello no solo desglosa tu proyecto por áreas y labores, sino que te ayuda a colocar puntos de partida y de finalización a cada tarea, es muy útil.

Para incrementar las funciones de tus tableros utiliza los Power-Ups

La ventaja de usar los Power-Ups que te ofrece Trello, es que automáticamente mejora la aplicación, vincula tus tableros con otras aplicaciones dándote acceso a más opciones y funciones adicionales que aceleran el trabajo, logrando que la aplicación sea más personalizada y orientada a tus intereses.

La desventaja es que la versión gratuita solo permite habilitar una aplicación por tablero.

Pero no te preocupes, con la versión gratuita ya tienes un mundo de posibilidades para mejorar el desarrollo de los procesos de creación y productividad de tu negocio o proyecto.

Si deseas habilitar más de un Power-Ups por tablero puedes unirte a Business Class  por USD $9.99 al mes.

Pero con el gratuito puedes trabajar perfectamente.

Aplicaciones con las que puedes interactuar

En la versión gratuita no existen tantas opciones, pero puedes trabajar con aplicaciones como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Slack, Github y Zapiere.

Existen otras, te invito a explorar desde Trello, también puedes subir archivos directamente del ordenador o colocar enlaces con contenido complementario entre otras cosas.

¿ Por qué el uso de colores en Trello?

Trello se caracteriza por ser una herramienta visual, así que es muy importante el color.

Por eso posee colores en el fondo del tablero, en las etiquetas y en  toda la plataforma, para que asociemos ideas con colores e imágenes.

Muchas personas dedican tiempo y esfuerzo en el  ¨diseño¨ de sus tableros, editándolos con imágenes y colores asociados al proyecto o negocio con el que están trabajando.

Y no solo consiguen que sea vea muy bien, además logran establecer asociación entre cada elemento de la aplicación  y dar información de lo que se está trabajando con solo dar un vistazo.

Imagina que el tablero es tu escritorio, mientras más cómodo, agradable funcional y ordenado  sea  ¡mejor! Hará más confortable la experiencia de trabajo.

Bueno algo así es Trello, un espacio de trabajo en común. Mientras mejor lo organices  mejor va a ser trabajar desde allí.

¡Usa las  etiquetas!

Las etiquetas manejan esa misma lógica de asociación de ideas por colores, y permite agrupar por categoría: si para ti el morado va a significar marketing, la agregas y con solo ver en tu tablero tareas en morado sabrás que son del área de marketing.

Trello tiene varios colores para sus etiquetas como azul, naranja, verde, rojo puedes jugar con ellos.

Un dato curioso es que Trello, tiene la opción de habilitar modo daltónico, las etiquetas adquieren figuras geométricas de fondo que permite a gente  daltónica  distinguirlas.

¿Quiénes utilizan Trello?

En estos momentos lo están utilizando muchos profesionales que ejercen como freelancer o en un empleo fijo, o que desarrolla cualquier oficio.

La herramienta es tan sencilla que la puede usar cualquier persona en grandes proyectos empresariales  o en proyectos personales.

Todo es cuestión del enfoque que le des.

No te estreses con las miles de cosas que debes hacer, Trello  coloca las tarjetas de manera horizontal para que puedas verlas y  te concentres en una sola  a la vez.

Una de las cosas que te recomiendo es que no borres nada, así tendrás mayor control de los objetivos que has logrado y los que tienes por cumplir.

Plantéate metas a  diario, semanal, quincenal o mensualmente, tú decides.

¡Trello es una pizarra mágica!

Esta aplicación se define así misma como una pizarra con superpoderes y tienen razón.

Te deja hacer muchas cosas, es intuitiva, no necesitas mucho tiempo para entenderla.

Eso es una grandísima ventaja, porque no te desgastas explicándole a un cliente o colaborador como debe usarla, lo captan en 5 minutos.

Así que te la recomiendo.

¿Estás utilizando Trello?

Cuéntame en los comentarios que te ha parecido la herramienta o que otras utilizas para organizar tu negocio.

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2 comentarios sobre “¿Qué es Trello? y ¿cómo puedes utilizarlo para mejorar tu productividad?

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